Informations

Information pertinente Coronavirus (COVID-19)

En collaboration avec ses partenaires parlementaires, le Service continue de suivre de près l’évolution rapide de la situation de la COVID-19. Nous nous engageons à assurer la santé, la sécurité et le bien-être de nos employés. Nous continuons à fournir nos services aux parlementaires, en reconnaissant que nous devons faire preuve de souplesse dans la manière dont nous fournissons ces services. Nous vous informerons et vous accompagnerons en cette période où les préoccupations peuvent être nombreuses. En tout temps, le Service suivra les directives des autorités gouvernementales et continuera d’agir adéquatement afin de contribuer à limiter la propagation du virus.

Cette page sera mise à jour au fur et à mesure que de nouveaux renseignements sont disponibles.

Activités quotidiennes

L’après-COVID-19: Examiner comment le retour au travail pourrait avoir lieu

Chaque employé se questionne sur le moment du retour au travail et la manière dont il aura lieu. Jusqu’à date, le Service et les autres organismes sous réglementation fédérale sont loin d’être prêts à annoncer une date de retour. Pour l’instant, le Service n’envisage pas d’assouplir les mesures de protection actuellement en place. Néanmoins, nous savons tous que ce moment arrivera un jour. Pour s’y préparer au mieux, le Service a mis sur pied deux groupes de travail qu’il a chargés de réfléchir à quoi pourrait ressembler le retour au travail après la COVID-19. Certainement, il est raisonnable de présumer qu’une certaine forme de distanciation physique demeurera nécessaire dans de nombreux aspects de notre travail et que la reprise de l’activité normale s’amorcera de façon calculée et graduelle, comme l’a indiqué le premier ministre.

Le Service continuera de suivre de près les conseils des autorités de santé publique et tiendra compte de la situation personnelle et familiale propre à chaque employé. Le personnel peut s’attendre à ce que le Service respecte les lignes directrices proposées par les autorités de la santé et qu’il se conforme aux lois en matière de santé et de sécurité au travail. 

Si vous avez des préoccupations ou des questions sur la façon dont se déroulera le retour au travail au Service, n’hésitez pas à en faire part à votre gestionnaire/superviseur.

D'ici là, nous continuons de minimiser le nombre d'employés qui viennent travailler, conformément aux directives des autorités de santé publique. Bien que les niveaux d'activité aient baissé, la principale préoccupation du Service reste la sécurité physique de la Cité parlementaire. Le Service continue de sécuriser les bâtiments de la Cité parlementaire, qui restent tous ouverts jusqu'à nouvel ordre. En cas d'urgence, le Service peut être joint au 992-7000. Veuillez noter que le personnel sera invité à s'identifier lorsqu'il entrera dans les bâtiments, conformément à la pratique habituelle pendant les heures de silence.

Télétravail

Cela fait maintenant plusieurs semaines que la majorité d’entre vous fait du télétravail en raison de la situation entourant la COVID-19. De fait, nous essayons de minimiser le nombre d'employés qui viennent travailler conformément aux directives des autorités de santé publique. Le Service est reconnaissant de la patience et de l’esprit de collaboration dont vous faites preuve durant cette situation sans précédent, ainsi que de votre consentement à vous adapter rapidement selon l’évolution de la situation. Il importe au Service que ses employés disposent des outils dont ils ont besoin pour leur permettre de faire du télétravail de façon sécuritaire et efficace afin de maintenir les services essentiels.

Demande d'équipement

Nous vous encourageons à avoir une conversation ouverte avec votre superviseur/gestionnaire afin de prendre des dispositions pour vos besoins ergonomiques. Lorsque vous faites une demande d’équipement, vous devez choisir l'option de ramassage ou livraison. Nous vous demandons de soumettre le formulaire de livraison et déménagement des biens à votre superviseur ou gestionnaire pour approbation et d'envoyer le formulaire au quartier-maître pour le suivi et la livraison une fois approuvé.

Cela dit, nous souhaitons rappeler aux employés qui ont amené de l’équipement du bureau pour travailler chez eux d’en informer leur superviseur/gestionnaire par le biais du même formulaire de livraison et déménagement des biens et transmettre le formulaire au quartier-maître par la suite. Lorsque vous retournez au mode de travail normal, il vous sera demandé de rendre le matériel à votre bureau.

Les employés qui ne peuvent pas exercer leurs fonctions depuis leur domicile ou qui n'ont pas accès au réseau peuvent envisager de suivre une formation en ligne ou de travailler sur un projet spécial approprié (examen des politiques, évaluation des performances, procédures de travail, examen des processus, etc.). Ils peuvent consulter leur gestionnaire/superviseur pour obtenir des idées supplémentaires sur la manière de gérer ces situations particulières.

Votre superviseur/gestionnaire demeure votre premier point de contact pour toutes questions ou préoccupation que vous pourriez avoir à ce sujet.

Appui en matière de santé mentale

La face cachée de la pandémie… l’augmentation de la violence conjugale

En période de crise comme celle de la COVID-19, les experts dénotent une augmentation des cas de violence conjugale. Malheureusement, des problèmes de sécurité, de santé et financiers ne font d’accentuer les tensions, d’autant plus que vivre confiné peut augmenter le stress. Ainsi, pour certaines personnes, leur domicile familial n’est plus un endroit sécuritaire. L’isolement causé par la pandémie a brisé leurs réseaux de soutien, les victimes ont plus de mal à obtenir de l’aide ou à s’échapper.

Soutien
Reconnaître les signes

Comme il n’est pas toujours facile de déterminer si une personne que vous connaissez, ou vous-même, êtes victime de mauvais traitements ou de violence, prenez le temps de vous informer sur les divers types de violence et sur la façon de les reconnaître.

Répercussions sur le milieu de travail

Nous vous encourageons aussi à vous renseigner au sujet des répercussions de la violence familiale sur le milieu de travail.

Gérer le stress et l’anxiété

L’adaptation aux répercussions de la COVID-19 peut poser des défis pour certains. Si vous ou un membre de votre famille souhaitez parler à quelqu’un, veuillez communiquer en toute confidentialité avec le personnel du Programme d’aide aux employés et à leur famille, de Homewood Santé :

1-800-663-1142 | ATS : 1-888-384-1152 | Étranger (à frais virés) : 604-689-1717

Homewood offre également une thérapie cognitivo-comportementale en ligne appelée i-Volve. Cette approche aide à atténuer les symptômes de l’anxiété et de la dépression légère. I-Volve peut nous aider à adapter nos façons de percevoir et de ressentir les scénarios et situations anxiogènes ainsi que nos réactions en nous amenant à prendre conscience de nos pensées, émotions et comportements anxieux, à y faire face et à les surmonter.

Nous vous encourageons à aider à maintenir une stabilité psychologique, émotionnelle et sociale; découvrez des moyens pour rester occupés et actifs pendant la COVID-19.

Ressources et outils

Comment maintenir des liens sociaux pour aider notre santé mentale… mais à distance?

Consultez ces conseils sur la santé mentale lorsqu’on travaille à domicile.

Santé et sécurité

Ergonomie à la maison

Reconnaissant que beaucoup d'entre vous travaillent à domicile pendant cette période prolongée, nous voulons vous soutenir en vous orientant vers une formation obligatoire sur la manière d'installer votre poste de travail temporaire.

Formation obligatoire
  1. Configurez votre poste de travail temporaire
  2. Étapes pour l'installation de votre poste de travail temporaire (PDF)
Autres outils

L’équipe de Santé et adaptations est également à votre disposition pour vous fournir des conseils afin de vous aider à travailler efficacement et en toute sécurité depuis votre domicile.

Prévention de la COVID-19 parmi les employés vulnérables

Nous collaborons avec les employés qui ont divulgué leur état de vulnérabilité afin de limiter leur présence physique sur leur lieu de travail. Afin de soutenir adéquatement les employés vulnérables, il est important que les employés du Service signalent à leur gestionnaire ou superviseur tous problèmes de santé sous-jacents qui pourraient les inclure dans la population la plus vulnérable. Il est à noter que les informations divulguées à votre gestionnaire ou superviseur resteront strictement confidentielles et les détails d'un diagnostic n'ont pas besoin d'être révélés. Cependant, dans certaines circonstances, l'équipe des Relations de travail, santé et sécurité peut demander des précisions médicales et discuter avec l'employé en question avant de prendre toutes dispositions.

Si vous avez des symptômes, que vous ayez voyagé ou non, on vous demande de rester à la maison lorsque malade puis de contacter un professionnel de la santé et votre organisme de santé local. Le cas échéant, les employés devront prendre un congé de maladie. Assurez-vous d’en informer votre superviseur/gestionnaire.

Les employés doivent suivre les conseils et l'orientation fournis par l'ASPC. La distanciation physique et une bonne hygiène des mains restent les meilleures méthodes pour arrêter la propagation de germes.

Meilleures pratiques en matière de nettoyage et de désinfection des postes de travail

Soyez assurés que les produits de nettoyage et de désinfection fournis par le Service sont de qualité hospitalière. Nous ne le soulignerons jamais assez : le Service continue à se tourner que vers les meilleurs produits disponibles dont l'efficacité est garantie. N'oubliez pas que si ces produits répondent aux exigences des hôpitaux qui opèrent dans des environnements où les risques de contagion sont plus importants, nous estimons que leur utilisation sur notre lieu de travail témoigne des précautions que nous prenons pour assurer la santé et la sécurité de notre personnel.

En plus du nettoyage de routine, les surfaces qui sont fréquemment touchées par les mains doivent être nettoyées et désinfectées par le personnel au moins deux fois par jour (au début et à la fin de chaque quart de travail) et, bien sûr, lorsqu'elles sont visiblement sales. Veuillez suivre ces procédures et recommandations de nettoyage :

Procédures de nettoyage
  • Appliquez un spray désinfectant à l'aide du vaporisateur à gâchette ; puis, essuyez la surface avec le chiffon en microfibres. (Attention : comme la plupart des désinfectants, le produit peut irriter les yeux. ÉVITER tout contact avec les yeux)
  • Pour une désinfection plus profonde, vaporisez la surface et laissez-la humide (afin de laisser le produit agir) pendant 10 minutes, puis enlevez tout excès de liquide.
  • Après avoir utilisé le vaporisateur et le chiffon en microfibres, lavez-vous les mains à l'eau et au savon, ou utilisez un désinfectant pour les mains à base d'alcool.
  • La plupart des stations ont été équipées d'un bac pour la distribution de chiffons microfibres sales. Une fois que vous avez utilisé un chiffon pour nettoyer votre surface de travail, placez le chiffon utilisé dans le bac "sale". Les chiffons des bacs "sales" seront ramassés et remplacés par des chiffons propres à tous les jours.
Produits de nettoyage fournis par le Service
  • Le Service s'est tourné vers un produit appelé Pinosan, un nettoyant désinfectant de la compagnie Dustbane Production.
  • Ce produit est commercialisé sous forme concentrée et est ensuite dilué dans de l'eau potable selon les taux de dilution du fabricant pour les nettoyages lourds.
  • La fiche de données de sécurité (FDS) de la solution est disponible au QM.
  • Le Pinosan est un produit désinfectant avec un numéro d'identification du médicament (NIM), conforme aux exigences de Santé Canada.
  • Le Pinosan est approuvé par la CSA et est certifié par ECOLOGO.

 

5 conseils d’hygiène à adopter pour se protéger contre les virus - Centre Canadien d’hygiène et de sécurité au travail En finir avec les idées reçues - Organisation mondiale de la Santé

Autoévaluation - COVID-19

Si vous croyez que vous présentez des symptômes de la COVID-19 ou si vous avez été en contact étroit avec une personne l’ayant contracté, servez-vous de cet outil d’autoévaluation pour vous aider à déterminer si vous avez besoin de recevoir d’autres soins.

Options pour les congés

Si vous n’êtes pas en mesure de vous présenter au travail en raison de la situation liée à la COVID‑19, différents types de congé suivants s’offrent à vous. Il existe différents types de congé pour ceux qui sont payés par l’Administration de la Chambre (la majorité de nos employés) et l'Administration du Sénat (anciens employés du Service de sécurité du Sénat). L'Administration du Sénat a créé un code de congé spécifique pour la pandémie.

Les employés doivent discuter de ces dispositions de congé avec leur gestionnaire, car les Autres congés payés seront offerts au cas par cas. En général, on s'attend à ce que, pour des raisons de congé normal, les crédits de congé normaux soient épuisés (congé de maladie et congé pour raisons familiales non liés à COVID-19) avant d'utiliser tout code de congé spécial ou autre. De plus, les employés doivent être en communication régulière avec leur gestionnaire/superviseur durant toute leur période d’absence du milieu de travail.

Q : J’occupe un emploi essentiel, je suis en santé et je suis disponible – est‑ce que je dois me présenter au travail à chaque quart prévu?

R : Les besoins opérationnels sont évalués au jour le jour. Cela permet de maintenir une posture de sécurité efficace et de minimiser le plus possible le besoin de se présenter au travail. Pour cette raison, vous n’avez peut‑être pas besoin de vous présenter physiquement au travail. Si tel est le cas, discutez avec votre gestionnaire ou superviseur de ce que vous pouvez faire de la maison. Sinon, vous aurez l’autorisation de prendre un congé payé pour d’autres raisons.

Q : Est-ce que je dois rester disponible pour aller travailler pendant toute la durée de mon quart prévu à l’origine?

R : Conformément aux instructions déjà données, lorsque vous appelez au travail, on vous indique si vous êtes considéré comme étant en travail à la maison. Dans ce cas, vous devez rester disponible pour aller travailler, et ce, pendant toute la durée de votre quart.

Q : Est‑ce que j’ai droit à la prime de quart ou à la prime pour le travail de soir ou de fin de semaine lorsque je travaille de la maison?

R : Oui, pour les périodes de « temps travaillé », vous continuez de recevoir les primes de soir et de fin de semaine, de même que les primes de port d’arme à feu et de travail pendant la pause du midi, le cas échéant. La prime de port d’arme à feu et la prime pour le travail pendant la pause du midi continuent d’être payées mensuellement, conformément à la convention collective.

Q : Est‑ce que j’ai droit à la prime de quart ou à la prime pour le travail de soir ou de fin de semaine lorsque je suis en congé payé pour d’autres raisons?

R : Il faut accumuler des heures travaillées pour avoir droit à la prime de quart ou à la prime pour le travail de fin de semaine. Vous ne pouvez donc pas recevoir de prime lorsque vous êtes en congé payé pour d’autres raisons (comme pour n’importe quel type de congé). Vous continuez cependant de toucher chaque mois la prime de port d’arme à feu et la prime pour le travail pendant la pause du midi, le cas échéant, conformément à la convention collective.

Q : Je devais au départ travailler un jour férié payé (JFP), mais ce n’est maintenant plus nécessaire, vu la posture de sécurité réduite. Est‑ce que je serai rémunéré pour le quart de travail que je n’ai plus besoin de faire?

R : Tous les employés qui n’ont pas à se présenter au travail un JFP pourront rester en congé le jour en question, conformément à la convention collective, et un congé payé pour d’autres raisons sera accordé pour égaler la valeur du JFP, si le quart de travail n’était pas assez long. Contrairement aux quarts de travail ordinaires, vous n’avez pas besoin de rester disponible pour travailler. Si vous devez vous présenter au travail, vous serez rémunéré selon le taux applicable aux JFP, conformément à la convention collective.

Q : Je ne peux pas me présenter au travail en raison d’une blessure ou d’une maladie non liée à la COVID‑19. Est‑ce que le congé payé pour d’autres raisons s’applique automatiquement à moi?

R : Les demandes de congé payé pour d’autres raisons sont examinées au cas par cas. Lorsque la blessure ou la maladie n’est pas liée à la COVID‑19, les dispositions habituelles concernant les congés de maladie s’appliquent. Discutez de votre situation avec votre gestionnaire ou superviseur et voyez si un congé de maladie ou un congé non payé peut être accordé.

Q : Je ne peux pas me présenter au travail parce que je dois m’occuper de mon enfant pour des raisons qui ne sont pas liées à la fermeture des services de garde imposée à la suite de la COVID‑19 (par exemple, la gardienne ne peut pas s’occuper de mon enfant). Est‑ce que le congé payé pour d’autres raisons s’applique automatiquement à moi?

R : Les demandes de congé payé pour d’autres raisons sont examinées au cas par cas. Lorsque la situation n’est pas liée directement à la COVID‑19, les dispositions habituelles concernant les congés pour obligations familiales s’appliquent. Discutez de votre situation avec votre gestionnaire ou superviseur et voyez si un jour de vacances, un congé non payé ou un échange de quart de travail est possible.

Situation Type de congé
Vous êtes malade Congé maladie – non-certifié (210) ou après consultation avec votre superviseur, Autre congé payé (699 ou Pandémie), si vous êtes malade et si votre congé de maladie a été épuisé.
Vous vous occupez d'un membre de votre famille malade Congé famille (420) ou après consultation avec votre superviseur, Autre congé payé (699 ou Pandémie), si vous êtes malade et si votre congé de maladie a été épuisé.
Vous vous occupez d'enfants en raison de fermetures d'écoles ou de garderies Si vous ne pouvez pas travailler de la maison (même dans une capacité limitée), congé payé (699 ou Pandémie)
Pour quelques raisons que ce soit, vous vous isolez et vous pouvez travailler de la maison Vous travaillez de la maison, aucun congé ne s'applique
Vous vous isolez suite à un conseil d'un fonctionnaire de la santé publique ou suite à une consultation avec votre superviseur/gestionnaire et vous ne pouvez pas travailler de la maison Autre congé payé (699 ou Pandémie)

Voyage

  • À votre retour au Canada, que vous présentiez ou non des symptômes, quelle que soit votre destination à l'extérieur du pays, le Service vous demande de vous isoler chez vous pendant 14 jours à compter de la date de votre retour en sol canadien, conformément aux directrices des autorités sanitaires. Le Service s’assurera de garantir que les employés dans cette situation ne verront pas leur rémunération ni leurs crédits de congé affectés. Les employés qui se trouvent dans cette situation ne verront pas leur salaire ni leurs crédits de congé affectés.
  • Si vous êtes revenu de voyage à l'extérieur du pays au cours des deux dernières semaines, que vous présentiez ou non des symptômes, on vous demande quand même de vous isoler pendant une période de 14 jours à compter de la date à laquelle vous êtes rentré au pays. Vous êtes tenus de prendre les dispositions appropriées avec votre gestionnaire ou votre superviseur à cet effet. Si vous êtes en mesure de travailler pendant votre période d’isolement, vous êtes invité à le faire en consultation avec votre gestionnaire ou votre superviseur. Le Service veillera à ce que les employés dans cette situation ne verront pas leur rémunération ni leurs congés affectés.
  • Le premier ministre a conseillé à tous les Canadiens d'éviter les voyages à l’étranger. Compte tenu de la situation, les employés sont priés de prendre en considération le fait que rester à la maison en ce moment est une question de santé publique. Ceux qui décident d’aller à l'encontre de ces conseils et choisissent de voyager à l’étranger (à partir du 13 mars), malgré ces recommandations, risquent d’être traités différemment, sur une base de cas par cas.
  • Si vous n'avez pas voyagé à l'étranger, mais que vous vivez avec quelqu'un qui a voyagé récemment, vous êtes tenu de vous isoler pendant une période de 14 jours à compter de la date à laquelle cette personne est rentrée au pays. Veuillez prendre les dispositions appropriées avec votre gestionnaire ou votre superviseur. Si vous êtes en mesure de travailler pendant cette période d'isolement, vous êtes invité à le faire en consultation avec votre gestionnaire ou votre superviseur. Dans ce cas, les employés ne subiront aucune perte, ni de salaire, ni de congés.

Auto-isolement

Placez-vous en auto-isolement si vous avez reçu un diagnostic de COVID-19 ou si les autorités de santé publique locales ont déterminé que vous êtes un contact étroit d’une personne ayant reçu un diagnostic de COVID-19. L’auto-isolement signifie de limiter les contacts avec d’autres personnes.
  • Ne sortez pas de chez vous sauf en cas d’absolue nécessité, par exemple pour obtenir des soins médicaux.
  • N’allez pas à l’école, au travail, dans d’autres lieux publics ou n’utilisez pas les transports publics (comme les autobus et les taxis).
  • Prenez des dispositions pour que votre épicerie et vos fournitures soient déposées à votre porte afin de limiter les contacts.
  • Restez dans une chambre séparée et n’utilisez pas la même salle de bain que les autres membres de votre famille, si possible.
  • Si vous devez être en contact avec une autre personne, gardez une distance d’au moins deux mètres entre vous et elle. Veillez à ce que les interactions soient brèves et portez un masque.
  • Évitez tout contact avec des personnes atteintes de maladies chroniques, des personnes dont le système immunitaire est affaibli et des personnes âgées.
  • Évitez le contact avec les animaux domestiques si vous vivez avec d’autres personnes qui pourraient également les toucher.

Stationnement

Nous nous engageons à fournir autant que possible les outils et les logements à nos employés afin d'éviter tout transport public inutile ou toute contamination croisée. C'est pourquoi, compte tenu du nombre limité d'employés travaillant par jour, à compter de maintenant et jusqu'à nouvel ordre, tous les employés qui n'ont pas de carte de stationnement PPS désignée sont fortement encouragés à utiliser le parking 112 et à éviter les transports publics. L'aire de stationnement se trouve ici.

Les employés qui doivent se présenter au travail mais qui n'ont pas de permis assigné doivent se stationner dans le lot 112 derrière la Bibliothèque et les Archives. La PSPC, qui assure habituellement le stationnement du 112, a suspendu ses activités jusqu'à nouvel ordre.

Centres de conditionnement physique

Dans le cadre de mesures proactives contre la pandémie de COVID-19 en cours, les centres de conditionnement physique seront fermés jusqu’à nouvel ordre.

Formation en ligne

En vue de soutenir les employés pendant cette période de crise de la COVID-19 et d’optimiser ce moment, le Service est heureux d'offrir de la formation en ligne en trois phases. Cette approche nous permettra d’être encore plus dynamiques et sera bénéfique à l’ensemble du Service et ses employés.

PHASE I

Explorez les différentes options de formations en ligne pour tous les employés.

PHASE II

Cette phase comprend à la fois des formations obligatoires et optionnelles.

Formations obligatoires - Date limite : 15 juin

Les employés devraient maintenant avoir reçu un courriel d'invitation pour chaque cours et auront jusqu’au lundi 15 juin pour compléter les formations obligatoires, lesquelles sont les suivantes :

  • Respect au travail;
  • Le Code canadien du travail, Partie II : un aperçu (avis de formation de la part de customercare@wsps.ca);
  • Sensibilisation à la cybersécurité, formation Terra Nova
Formations optionnelles

Les employés devraient maintenant avoir reçu un courriel d’invitation à se joindre à LinkedIn Learning, lequel inclut un accès illimité à sa vaste gamme de cours (approximativement 8,000 en anglais et 2,100 en français) pour une période de 6 mois.

Top 5 des formations choisies par nos employés sur LinkedIn : 

  1. 6 Morning Habits of High Performers;
  2. Excel;
  3. Humble Leadership; 
  4. Améliorer sa mémoire; 
  5. Découvrir le design thinking. 

Les cours sont classés par thème, tels que

  • les logiciels et outils d'entreprise;
  • le leadership et la gestion;
  • le développement professionnel;
  • la gestion de projet.

Sous chaque thème, des sujets seront fournis pour préciser la pertinence de l'apprentissage associé à chaque modèle de profil d'emploi.

Si vous n'avez pas reçu le courriel de LinkedIn, veuillez le signifier à HRQuestionsRH@pps-spp.parl.gc.ca. Pour tous enjeux avec le portail LinkedIn, veuillez vous adresser au soutien à la clientèle :

PHASE III

À venir en juin  - Cette phase s'appuiera sur les phases précédentes. Chaque employé se verra attribuer un parcours d'apprentissage adapté à son profil de travail et orienté vers le développement des aptitudes et compétences essentielles à son développement.

Pour toutes questions concernant cette nouvelle stratégie d'apprentissage, veuillez-vous adresser aux ressources humaines à HRQuestionsRH@pps-spp.parl.gc.ca.

Pour signaler une urgence ou un comportement suspect : 613-992-7000 ou 911